Рассмотрим, какие возможности программа 1С Управление торговлей 11 предоставляет своим пользователям для анализа результатов продаж.

UPDATE : добавил видео «Отчеты анализа продаж в 1С Управление торговлей 10.3»

Из этого ролика вы узнаете:

• Как проанализировать продажи?
• Как построить отчет по продажам?
• Как посмотреть продажи и остатки в одном отчете?
• Как построить диаграммы по продажам?
• Как посмотреть продажи по оплате?

Отчеты по продажам

По команде «отчеты по продажам» мы переходим в панель отчетов по продажам.

Похожие статьи:

• Отслеживание движения товарных остатков на складах и…
• Формирование ассортиментной матрицы и ее…

Доступность отчетов в этой панели определяется наличием у пользователя соответствующих прав на данные отчеты, а также установкой видимости. Роли и права пользователю назначает администратор программы 1С. Видимостью пользователь может управлять сам, воспользовавшись командой «Настройка» . В этом случае рядом с панелями становятся доступны галочки, устанавливая и снимая которые, можно добавлять либо убирать отчеты с данной панели.

«Типовые условия продаж»

Рассмотрим, какие возможности есть у нас для анализа результатов продаж. Первый отчет – это «Типовые условия продаж». В данном отчете приводится список типовых условий продаж, типовых соглашений с клиентами, зарегистрированных в системе, и основная информация, доступная в этих соглашениях. А именно: наименование соглашения; валюта; вид используемой цены; период действия; наша организация, от имени которой заключено данное соглашение; хозяйственная операция (например, реализация либо передача на комиссию); налогообложение; склад; срок поставки.

Анализ цен

Следующий отчет – анализ цен. Доступен нам из таких документов, как коммерческое предложение, документы реализации и заказ клиента. Из каждого из этих документов можно вывести отчет «анализ цен» . Данный отчет показывает нам информацию о тех ценах, указанных в документе (без скидки, со скидкой), а также о ценах поставщиков. С помощью данного отчета можно быстро проанализировать, какие же цены мы даем нашим покупателям, и насколько они соотносятся с ценами наших поставщиков.

«Оценка рентабельности продажи»

Следующие отчеты также доступны из документов «Заказ клиента». А именно, открыв соответствующий заказ, мы можем дополнительно вывести несколько отчетов применительно к данному заказу.

Первый из них – это «Оценка рентабельности продажи». В данном отчете производится расчет рентабельности в целом по заказу (с учетом скидок, без скидок), а также приводится детальная информация по каждой номенклатурной позиции, реализуемой в данном отчете. Сейчас данный отчет выводит информацию о рентабельности 100%. Это связано с тем, что пока еще у меня в программе за текущий месяц не проводился расчет себестоимости, не проводились регламентные операции закрытия периода, и информация о себестоимости недоступна. Соответственно, вся выручка считается валовой прибылью.

«Состояние выполнения документа»

Следующий отчет также доступен из «заказа клиента» ¾ это «Состояние выполнения документа». Данный отчет, во-первых, приводит информацию о задолженности клиента (то есть насколько выполнены этапы по оплате – скажем, аванс, предоплата), информацию по отгрузке. И в нижней табличной части, в части каждой товарной позиции приводится информация, какой товар был отгружен, в каком количестве, на какую сумму.

Причины отмены заказов

В «Отчетах по продажам» есть отчет по причинам отмены заказов. В данном отчете собрана информация о причинах, по которым отменялся заказ, и приводятся количественные показатели по каждой причине в части отмены строк в абсолютном и в процентном соотношении. Также информация группируется по менеджерам и по ценовым группам товара.

«Ведомость расчетов с клиентами»

Следующий отчет – «Ведомость расчетов с клиентами». В данном отчете собрана информация о состоянии взаиморасчетов с нашими клиентами. Приводится перечень наших организаций, перечень клиентов. Указывается валюта взаиморасчетов. Указывается контрагент со стороны нашего клиента. Приводится информация о задолженности на начало выбранного, анализированного периода, информация об увеличении или уменьшении долга, а также конечный остаток и общее сальдо.

«Задолженность клиента»

Следующий отчет – «Задолженность клиента». Данный отчет показывает информацию о задолженности клиентов. Информация сгруппирована по валюте задолженности. Приводится информация о долге клиента, нашем долге, сальдо расчетов, а также на основании информации из заказов клиента данные о планируемых поступлениях от клиента, о планируемой реализации клиенту, либо о планируемом возврате денежных средству клиенту.

«Динамика просроченной задолженности клиентов»

Следующий отчет – «Динамика просроченной задолженности клиентов». Данный отчет показывает информацию о темпах роста просроченной задолженности. В табличной части информация сгруппирована по клиентам, по менеджерам. У нас в программе 1С Управление торговлей (УТ 11) 11.2 сейчас просроченная задолженность не зарегистрирована (вся задолженность является текущей), поэтому данный отчет пустой и никакой информации не содержит.

Платежная дисциплина клиента

Также для анализа может использоваться отчет о платежной дисциплине клиента. В данном отчете группируются данные по клиентам, приводятся данные за период по числу заказов реализации, сколько из них просроченные, каков процент просроченной задолженности и средний срок просрочки, и также данные на конец выбранного периода.

«Задолженность клиентов по срокам»

Следующий отчет, который может пригодиться при анализе, — это «Задолженность клиентов по срокам». В данном отчете необходимо указать дату, на которую будет анализироваться информация, а также классификацию задолженности. В программе у нас сейчас одна классификация. В каждой созданной классификации указываются периоды, по которым будет анализироваться задолженность на предмет просрочки. Основной постулат здесь такой: наиболее свежую отчетность наиболее легко взыскать. Чем больше период просрочки, тем сложнее взыскать задолженность. В данном отчете мы получаем информацию по каждому клиенту, о состоянии взаиморасчетов с ним, а также информацию о сроках просрочки данной задолженности.

Карточка расчетов с контрагентом

Из «Заказа клиента» можно получить отчет карточки расчетов с контрагентом. В данном отчете выводится за весь период информация о взаиморасчетах, то есть по каким документам осуществлялись денежные операции, товарные операции реализации либо возврата. Также приводится суммарный долг и информация о его просрочке, если такие данные есть.

Все эти отчеты доступны нам либо в разделе «Продажи» в группе «Отчеты по продажам» , либо из документов взаиморасчетов – документов, которыми оформляются продажи клиенту, такие как «заказы клиентов» и «коммерческие предложения клиентам» .

Такие возможности предоставляет нам программа 1С Управление торговлей версия 11.2 для анализа результатов продаж.

Построение отчета по продажам в разрезе производителей и выручки 1C УТ 8.3

В данном видео-уроке рассмотрен способ построение отчета по продажам в разрезе производителей и полученной выручке по ним в 1С управление торговлей 8.3. Основной смысл отчета — с товаров каких производителей мы получаем больше всего дохода.

Анализ розничных продаж

Для анализа реализации товаров торговыми точками в конфигурации реализовано достаточно много отчетов.
Все они доступны в разделе Продажи.

Провести оценку остатков товаров в торговых точках по выбранному виду цены возможно, с помощью отчета Ведомость по товарам организации в ценах номенклатуры . В отчете можем установить отбор по магазину и по тому виду цены, который закреплен за магазином. А также определяем период отчета.

Данный отчет отражает Начальный и Конечный остаток, Приход и Расход, по каждой номенклатуре.

Этот отчет мы можем настроить более детально. Например, нас интересует информация только по номенклатуре Кофе и конкретные даты движение этого товара.

Для этого заходим в Настройки и на закладке Отборы выбираем нужный товар.

В результате чего сформировался нужный нам отчет. Из отчета мы видим что в Магазине Макси на начало не было остатка, 27.06.2016 было поступление на 100шт, а 29.06.16 была реализация двух единиц. Итого на конец периода остаток кофе 98шт.

Для контроля денежных средств в кассе ККМ используем отчет Денежные средства в кассах ККМ .

В сформировавшемся отчете мы видим Начальный и Конечный остаток, Сумму продажи и поступлений ДС, а также выемки ДС по дням.

Мы можем сформировать данный отчет с детализацией по документам, для этого в настройках отчета установим флажок на значении — Регистратор . В результате сформируется отчет в разрезе документов (регистраторов).

Если Конечный остаток со знаком минус , то магазин не полностью отчитался за реализованные товары.
Если же остаток на конец периода положительный , то розничная точка не полностью расплатилась за проданные товары.

Если нас интересует информация только о суммах поступивших из кассы предприятия, то в расширенных настройках отчета, на закладке Поля и сортировка снимаем все не нужные флажки, установленным остается только флажок на значении Внесение ДС.

В результате чего сформируется отчет следующего вида.

В программе есть возможность формировать отчет по регламентированной форме Торг-29. Данный отчет предназначен для анализа розничных продаж. В отчете отражаются остатки на начало и конец месяца, а также документы, по которым оформлялось движение товаров по указанному складу и указанной организации. Суммовые показатели в отчете рассчитывается по виду цены, указанному в карточке данного склада.

Цены заполняются по тем значениям, которые действуют на дату отчета.

Анализ спроса на товары

Для анализа спроса на товары можно применять АВС- и XYZ-анализ продаж. Проведение АВС-анализа возможно по нескольким показателям. АВС-анализ продаж по объему продаж позволяет произвести распределение товаров на АВС-классы с точки зрения востребованности товаров покупателями. В класс А попадут наиболее востребованные товары, а в класс С – наименее востребованные.

Проведение XYZ-анализа продаж позволяет определить стабильность продаж товаров. С точки зрения продаж товаров XYZ-анализ позволяет разделить товары на следующие классы – стабильный спрос на товары, тенденции к увеличению спроса на товары, разовые покупки (нерегулярное потребление).

Проведение совмещенного АВС- и XYZ-анализа позволит определить на основании этих показателей оптимальный метод управления товарными запасами (то есть планировать к закупке только те товары, которые стабильно покупаются и в общем объеме).

В программе поддерживается несколько методов управления запасами : объемно-календарное планирование на основе прогноза спроса, «заказ по точке перезаказа «(с фиксированным объемом или с регулярным интервалом поставки), «заказ под заказ «. Разные методы пополнения могут быть назначены индивидуально каждому товару на каждом складе. Метод управления запасами может быть определен автоматически, на основании ABC/ XYZ-классификации запасов . Предусмотрена также возможность ручного изменения метода управления запасами.

Пример. В соответствии с проведенной ABC/XYZ-классификацией запасов товары отнесены к группе АX (товары стабильно продаются и имеют высокий товарооборот, то есть приносят торговому предприятию высокий доход). Для таких товаров устанавливается метод «Объемно-календарное планирование» . Метод «Заказ под заказ» устанавливается для товаров, которые относятся к группе АZ. По таким товарам на складе не хранится запас, товар заказывается у поставщика только при возникновении потребности клиента (оформлении заказа клиента). Информация о наличии таких товаров на складе фиксируется в отчете как избыточный запас и помечается красным цветом.

При анализе спроса на товары используются товарные ограничения (нормативный, минимальный, страховой, максимальный запас). Товарные ограничения рассчитываются автоматически с помощью регламентного задания для каждой номенклатурной позиции на каждом складе на основании данных о продажах товаров.

При расчете необходимого (нормативного запаса) учитываются ожидаемый объем продаж товаров (минимальный запас) и возможные всплески продаж (страховой запас). Для дополнительного страхования от риска нехватки товаров можно вручную установить такой параметр, как максимальный запас товаров.

Заполнение плана продаж по формуле

Видео поможет вам сориентироваться в видах потребности, а также понять, для чего на предприятиях различают эти виды.

Формирование заказов по планам

Для некоторых товаров сроки исполнения заказов поставщиками очень велики, и заказывать товары поставщика для удовлетворения текущих потребностей невозможно — заказы должны быть сформированы заранее. Для таких товаров предлагается формировать долгосрочные планы закупок и формировать заказы поставщикам базируясь на этих планах.

Документы план закупок в программе могут формироваться как вручную, так и автоматически, на базе различных источников данных из самой программы. В качестве источников для прогноза можно использовать: данные заказов покупателей, объем продаж за прошедший период времени, объем закупок за определенный период времени и т.п. Можно также учитывать внутренние потребности предприятия (заказы от собственных подразделений, заказы от торговых точек, собственных магазинов, потребность комплектующих для сборки и т. д.). При этом предусмотрена как возможность сложения нескольких источников, так и выбор максимального значения из всех источников.

Например, можно выбрать максимальное значение исходя из объема продаж за предыдущий месяц и всех оформленных заказов на поставку товаров и внутренних заказов за тот же период или аналогичный период прошлого года.

Список источников данных планирования может быть заполнен произвольным образом. Для заполнения используются шаблоны.

Формирование заказов поставщикам происходит в соответствии с составленным планом, контролируется отклонение запланированного и фактически заказанного количества у поставщика. Таким образом, планы закупок можно также использовать для проверки выполнения планов, продиктованных самим поставщиком.

Мониторинг показателей по продажам

В «1С:Управление торговлей 8» присутствует механизм, который позволяет своевременно выявлять «проблемные» участки и может помочь принять правильные управленческие решения, и, кроме того, автоматически проинформировать о ситуациях, когда состояние показателей еще допустимое, но уже приближается к критическому.

Так называемый «Монитор целевых показателей» позволяет анализировать ключевые показатели работы отдела и предприятия в целом и степень достижения поставленных целей с учетом целевого тренда (повышение показателя, снижение показателя, удержание показателя в определенном диапазоне). Информация может быть доступна руководителю в любой точке мира с помощью доступа к функционалу «Монитора целевых показателей» через Интернет .

Для того чтобы это работало, необходимо определить цели, которые планируется достигнуть. Каждая цель может состоять из множества подцелей, успешное достижение которых обеспечивает достижение основополагающей цели.

Каждой цели задается целевой показатель. В свою очередь, для каждого целевого показателя указывается целевой тренд – желаемое направление изменений показателя с течением времени (минимизация, максимизация значения или удержание в пределах допустимого значения), настраиваются варианты анализа.

Например:

Основополагающая цель – Рост выручки. Эту цель планируется достигнуть за счет увеличения количества клиентов и роста средней суммы продажи. В свою очередь увеличение количества клиентов планируется за счет привлечения новых клиентов и снижения количества потерянных клиентов. А рост средней суммы продажи планируется за счет снижения предоставленных ручных скидок.

Новое в Отчете о продажах

Приветствуем всех читателей сайта «Петербургские бизнес решения»!

Сегодня речь пойдет об изменениях в 1С: Управление торговлей 11.2 (УТ 11.2.3) в разделе «Отчеты по продажам (заказ покупателя)».

Главный отчет, по которому мы смотрим состояние нашего заказа клиента это«Состояние выполнения». Он доступен из документа «Заказ клиента», в группе отчетов.

Отчет предназначен для анализа информации о состоянии выполнения документов по каждой позиции, указанной в табличной части. Также данный отчет позволяет анализировать состояние расчетов с клиентами, обеспечение строк заказов, состояние отгрузки товаров, в том числе и на ордерных складах.

А теперь рассмотрим весь отчет.

В этом отчете можно увидеть задолженность клиента, процесс отгрузки, какие позиции по заказу мы отгрузили, какие можем отгрузить, какие ожидаем на складе.

Стоит отметить такие процессы отгрузки, как:

Собирается - Информация отображается на основании данных о товарах, зарегистрированных в документе «Расходный ордер на товары» со статусом «В работе»

Собрано - Информация отображается на основании данных о товарах, зарегистрированных в документе «Расходный ордер на товары» со статусом «К отгрузке»

Отгружено - Информация отображается на основании данных о товарах, зарегистрированных в документе «Расходный ордер на товары» со статусом «Отгружено», при этом непосредственно факт отгрузки товаров регистрируется в системе документами «Реализация товаров и услуг» или «Расходный ордер на товары»

Оформлено - финансовым документом отгрузки по заказу является документ «Реализация товаров и услуг»

Отменено - оценка наименований и количества товаров, которые не могут отгружены клиенту.

Остальные строки интуитивно понятны пользователю.

Из этого отчета, если какой-то товар у нас ожидает обеспечения, мы можем перейти в отчет «Состояние обеспечения заказов», по гиперссылки «Дополнительно».

Открываем отчет.

Состояние обеспечения позволяет зарезервировать номенклатуру заказа в свободном остатке на складе или установить дату отгрузки, исходя из даты ожидаемого поступления номенклатуры на склад.

Предусмотрена возможность визуального отображения состояния обеспечения:

Зеленый – полностью обеспечен;

Желтый – частично обеспечен;

Серый – не обеспечен.

Также в обозначениях мы можем такие символы:

Тут подробнее описывать нет смысла. Обратим внимание на другие обозначения:

1. Сорвано обеспечение. Товар был зарезервирован на складе (вариант действия Резервировать на складе) или товар был размещен в заказе поставщику (Резервировать к дате). Однако график поставки товаров сорван (товар вовремя не поступил, на складе нет достаточного количества).
2. Обеспечить позднее(ближе к желаемой дате). Товар можно зарезервировать позже в соответствии с желаемой датой отгрузки. Установленный вариант действия Резервировать на складе или Резервировать к дате резервирует товар раньше желаемой даты отгрузки.
3. Обеспечить раньше (ближе к желаемой дате) Товар размещен в заказе поставщику (заказе на перемещение, заказе на сборку), установлен вариант Резервировать к дате. Появилась возможность зарезервировать товар на складе (есть свободные остатки) или разместить в заказах с более ранней датой поступления.
4. Тормозит отгрузку товара. Показывает строки, из-за которых заказ не может быть полностью отгружен.
5. Отгрузка одной датой. Означает, что для этого заказа выбран вариант отгрузки - отгрузка одной датой.

Прямо из отчета мы можем производить действия с заказом.

Например, мы видим значок «Обеспечить раньше». Значит появилась возможность зарезервировать товар на складе или появились заказы с более ранней датой поступления.

Из столбца действия мы можем выбрать «Резервировать», Программа автоматически проведет резерв на более раннюю дату.

Так же этот отчет доступен из журнала заказов клиента. Функция «Действие».

Так же товары, которые находятся в резерве, мы можем увидеть отчетом «Остатки и доступность товаров».

Мы видим, что «Соковыжималка» находится в резерве, посмотрим, на какой заказ. Делаем на позиции два клика левой кнопкой мыши и расшифровываем отчетом «Поступление и отгрузка товаров».

И видим документ движения, в нашем случае, заказ покупателя, на который зарезервирован товар.

В целом, изменения в данном подразделе рациональны и продуманны. Нужно отметить, что доработки и новшества направлены на облегчение и ускорение работы с функционалом «Отчеты по продажам (заказ покупателя)». В новой редакции усовершенствовали отчеты. Теперь мы можем увидеть задолженность клиента, процесс отгрузки, какие позиции по заказу мы отгрузили, какие можем отгрузить, какие ожидаем на складе в одном отчете.

Компания «Петербургские бизнес решения» будет рада видеть вас в числе своих клиентов!

Если у вас появились вопросы, вы можете воспользоваться любым удобным для вас средством связи.

Сердцем любого предприятия являются продажи товаров или услуг. Малый и средний бизнес не является исключением, поэтому в 1С:УНФ очень хорошо проработан аналитический блок отчетов по данному направлению. В данной статье я сделаю обзор всех стандартных отчетов для выполнения анализа продаж в 1С:Управление небольшой фирмой.

Как искать отчеты в 1С УНФ

Все отчеты в программе можно найти по названию или соответствующему тегу (например «производство», «касса» и т.п.). Наиболее часто используемые можно помечать как избранные (пиктограмма изображение звездочки), что в дальнейшем сократит время на доступ к требуемому отчету.

Например для доступа к аналитике по продажам нужно перейти в пункт меню «Продажи» и в разделе Аналитика нажать на ссылку Отчеты.

Настройка (сортировка, группировка, фильтры)

Подавляющее большинство отчетов в УНФ построено на системе компоновки данных (СКД). Такой подход дает пользователям возможность очень гибкой настройки. Можно настраивать практически любой вариант представления данных не прибегая к услугам программиста 1С. Например, в видео представленном ниже, подробно продемонстрированы возможности настройки на основе системе компоновки данных. Навык настройки в УНФ с использованием СКД может существенно снизить временные и финансовые затраты при подготовке аналитической отчетности по продажам, поэтому очень рекомендую вам овладеть этим инструментарием.

Фильтры можно накладывать непосредственно из строки поиска.

Отчет «Валовая прибыль»

Можно проанализировать:

• Количество продаж;
• Выручку;
• Себестоимость проданных товаров;
• Валовую прибыль (это разница между себестоимостью проданных товаров и суммой продажи);
• Рентабельность (это отношение валовой прибыли к выручке).

Рентабельность характеризует какой процент от выручки пошел в плюс или так сказать в прибыль компании.

Разработчики предусмотрели предустановленные варианты, с помощью которых можно проводить анализ данных в различных разрезах.

Для доступа к настройкам через СКД нужно нажать знак вопроса, а потом ссылку СКД, см. фото экрана ниже:

Пример формирования и настройки Валовой прибыли в 1С УНФ вы можете посмотреть в этом видео:

Отчеты для анализа планов продаж

Если в вашей компании ведется планирование закупок, тогда вам не обойтись без этой аналитики, с помощью которой можно посмотреть на плановые показатели, а также посмотреть на расхождения между плановыми показателями и фактическими данными.

«Планы продаж» показывает в количественном и суммовом выражении какие планы были поставлены. Например на фото ниже, показаны планы на январь 2016 года в разрезе менеджеров.

Соответственно «План-факторный анализ продаж» показывает как планы были выполнены в абсолютном и процентном выражении. Проанализировать выполнения плановых показателей можно в разрезе:

• Категории номенклатуры;
• Группы номенклатуры;
• Менеджеров.

Отчет «Отгрузка и оплата по заказам»

Так как продажи не обезличены, а выполняются всегда в разрезе контрагента, договора и конкретной сделки в программе предусмотрен отчет, который позволяет проанализировать каждую конкретную сделку (Заказ покупателя). Предусмотрена возможность фильтровать Заказы покупателей по состоянию отгрузки:

• Неотгруженные;
• Отгруженные частично;
• Отгруженные полностью.

А также по состоянию оплаты:

• Неоплаченные;
• Оплаченные частично;
• Оплаченные полностью.

Для анализа выполненных работ и оказанных услуг предусмотрен вариант «Выполнение работ и оплата заказ-нарядов».

Анализ розничных продаж

Для анализа продаж в рознице предусмотрен «Товарный отчет ТОРГ-29» (реализован в соответствии с унифицированной формой № ТОРГ-29).

Закон Парето — Правило 80/20

В продажах, как и в остальных областях жизнедеятельности предприятия, всегда можно выделить наиболее значимых клиентов, наиболее продаваемые товары или самых талантливых менеджеров.

Принцип Парето (или правило 80 на 20) – один из самый распространенный метод оценки эффективности какой-либо деятельности. Его суть заключается в том, что 20% затрат дают 80% прибыли, а остальные 80% затрат реализуют лишь 20% прибыли. Поэтому выбрав оптимальные затраты, которые дают наибольшую прибыль, можно достичь высоких результатов прибыли.

Для такого анализа в программе предусмотрена серия отчетов, так называемого ABC анализа.

На примере отчета «АВС-анализ продаж по менеджерам» (см. фото ниже по тексту) за январь 2016 года можно увидеть, что в сегмент «А» попали два менеджера. Именно они приносят 80% выручки предприятия.

Доходы и расходы (полная картина)

Важно! Отчет Валовая прибыль показывает не полную «картину», так в нем учитывается только себестоимость товаров, а полная себестоимость рассчитывается после закрытия месяца.

Для того чтобы проанализировать доходы и расходы после полного расчета себестоимости можно воспользоваться группой отчетов «Доходы и расходы», например отчет «Доходы и расходы по заказам покупателей (по отгрузке)».

Отчет предназначен для анализа состояния заказов покупателей на определенный момент времени.

Для анализа заказов в отчете выводятся показатели в части оплаты и отгрузки по заказу.

Суммы оплаты и отгрузки по заказу выводятся с учетом тех корректировок, которые были введены по заказу.

В части оплаты товаров по заказу выводятся следующие показатели.

Запланировано – сумма запланированной оплаты, то есть та сумма, которая указана в заказе покупателя с учетом введенных корректировок по заказу.




Осталось оплатить – та сумма, которую необходимо погасить, чтобы полностью оплатить заказ.




Предоплата – та сумма, которую покупатель еще не оплатил в соответствии с указанным в договоре процентом предоплаты. Например, сумма по заказу покупателя равна 1000 рублей, процент предоплаты 50%. Покупатель оплатил 400 рублей. Тогда в этой графе будет отображена сумма 100 рублей.

В части отгрузки по заказу выводится количество товара в базовых единицах измерения, в единицах хранения остатков или в единицах для отчетов:

Запланировано – количество товаров, которое указано в заказе покупателя с учетом корректировок, оформленных по заказу.




Осталось отгрузить – общее количество товаров, которое осталось отгрузить по заказу.




Со склада – то количество товаров, которое зарезервировано на складе.




Размещено в заказах – то количество товаров, которое размещено в заказах.




Осталось обеспечить – то количество товаров, которое следует дополнительно зарезервировать или разместить в заказах для того, чтобы исполнить заказ. При расчете этого количества не учитывается свободный остаток товара на складе - предполагается, что пользователь самостоятельно принимает решение об использовании свободного складского остатка, или использует автоматическое резервирование.

Можно также вывести информацию о сумме, на которую осталось отгрузить товаров (оказать услуг) в валюте управленческого учета и в валюте взаиморасчетов.

Данные в отчете могут быть сгруппированы по контрагентам, договорам покупателей, по заказам и по товарным позициям.

В том случае, если необходимо отследить отгрузку и оплату заказов конкретного менеджера, можно произвести по нему отбор данных. В качестве менеджера в этом случае используется тот пользователь, который указан в качестве ответственного в заказе покупателя. Для того, чтобы произвести отбор по менеджеру надо в настройках отчета установить в качестве реквизита отбора «Заказ покупателя. Ответственный».

В отчете также можно установить отбор и группировку по состоянию взаиморасчетов и отгрузки заказа - отгружен ли товар, полностью ли выплачена сумма заказа и т.д.

В отчете предусмотрен сервисный механизм для облегчения ввода заказов поставщикам в той ситуации, когда компания работает «под заказ», то есть не держит на складе свободного остатка.

В соответствии с установленными в отчете фильтрами, выбираются все товары, по которым показатель «Осталось обеспечить» положителен, т.е. еще не весь заказ клиента размещен в складских запасах или заказах поставщикам. Эти товары либо объединяются в один заказ поставщику (поставщика можно затем выбрать), либо формируется столько заказов, сколько различных поставщиков указано в справочнике « Номенклатура» для товаров, которые необходимо заказать в качестве основного поставщика. Эти механизмы доступны в подменю «Заказ поставщику».

Если необходимо сформировать более простую форму отчета, в которой будут показаны только те заказы, по которым необходимо произвести отгрузку товаров, следует выполнить следующую настройку отчета:

1.Снять отметки с «лишних» показателей - оставить только количество в единицах хранения остатков (показатель «Осталось отгрузить») и сумму, на которую осталось отгрузить товаров в валюте управленческого учета (показатель «Осталось отгрузить (в валюте упр. учета)»).

2. Убрать «лишние» группировки (например «Договор»).

3. Если необходимо вывести информацию о дате отгрузки товаров, то добавить группировку «Заказ.Дата отгрузки» и дополнительное поле «Заказ.Дата отгрузки» (на закладке «Дополнительные поля» при установленном флаге «Расширенная настройка»). Если дополнительно установить отбор по дате отгрузки, то в отчет будет выведен список тех товаров, которые необходимо отгрузить в определенный день.

Этот отчет создается в конструкторе и очень удобен в использовании. С его помощью можно просмотреть заказчика, дату заказа и исполнения заказа, количество товара и сумму заказа. Также отчет выводит итог по сумме и количеству всех заказов. Данные будут меняться автоматически в зависимости от выполнения новых заказов (будут добавляться).

Отчет по заказам.

Этот отчет выдает характеристики заказанных товаров – тип, описание, производителя, а также условия заказа – кем, в каком количестве и на какую сумму был произведен заказ. Также подсчитывается общая сумма заказов. Данные будут меняться автоматически в зависимости от поступления новых заказов (будут добавляться).

Отчет по клиентам организации.

Этот отчет нужен руководителям с целью ознакомления со всеми клиентами организации. Данные будут меняться автоматически в зависимости от появления новых клиентов (будут добавляться).

Макросы

Для создания макроса надо зайти в режим конструктора макроса и выбрать макрокоманду (например, «открыть запрос») и внизу, в аргументах макрокоманды, ввести данные:

Имя таблицы

Режим данных

Проверяется работа макроса при нажатии ! («запуск»).

ß макросы моей базы данных

Эти макросы служат для:

1. Пометки о выполнении готовых, но еще не вписанных заказов

2. Выхода из базы данных

3. Для открытия всех заказов

4. Развертывания страницы в полный экран.

Основной интерфейс базы данных

Основным интерфейсом для СУБД MS Access служит главная кнопочная форма. Для ее открытия надо зайти так:

Сервис à Служебные программы à Диспетчер кнопочных форм .

При загрузке базы данных открывается Кнопочная Форма.

В ней можно:

· Просмотреть список всех имеющихся товаров

· Добавить заказ и обновить список выполненных заказов

· Получить информацию обо всех клиентах организации

· Просмотреть список об уже выполненных заказах

· И просмотреть все заказы.

· Ну и, конечно, выйти обратно.

Заключение

Я разработала базы данных торговой организации по поставке одежды.

С помощью моей базы можно без затруднений и специальных знаний вести базу данных, которая позволяет делать все операции с клиентами, заказами, производителями. То есть добавлять, изменять, обновлять, удалять и просматривать все имеющиеся и вводимые данные.

Кнопочная форма позволяет просматривать отчеты о клиентах и товарах, делать заказы и обновлять данные.

На примере моей базы данных для торговой организации, я предоставила к рассмотрению и анализу практически все функции и возможности Microsoft Accsess. Эта программа достаточна проста и удобна в обращении. Построение таблиц, отчетов, запросов, форм упрощается при использовании мастеров (форм, таблиц и т.п.).

Я считаю, что база данных в среде СУБД MS Access практическом применении удобна и достаточно эффективна. Все зависит от пользователя, объема располагаемых им знаний и умения ими воспользоваться. Говоря о себе могу сказать, что эта программа имеет много полезных функций и в дальнейшем мне очень пригодится.